Ein Muster, das genügt
Guten Tag Frau Beispiel,
vielen Dank für Ihr Interesse an der Stelle als Elektroniker für Energie- und Gebäudetechnik (m/w/d) und die Zeit für Ihre Bewerbung. Wir haben uns entschieden, mit anderen Bewerbungen weiterzumachen. Das ist keine Bewertung Ihrer Person. Für Ihren weiteren Weg wünschen wir Ihnen alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
Mehr braucht es nicht. Sie bedanken sich, teilen die Entscheidung mit und schließen freundlich. Wer möchte, ergänzt nach einem Gespräch einen Satz wie „Die Entscheidung ist uns nicht leichtgefallen“.
Was nicht in eine Absage gehört
- Gründe, die an ein Merkmal nach § 1 AGG anknüpfen, auch indirekt: „Wir suchen jemanden, der besser ins junge Team passt“, „Ihre Deutschkenntnisse“ ohne Bezug zur Arbeit, „körperlich zu anstrengend für Sie“.
- Allgemeine Gründe, die Sie später belegen müssten, etwa „nicht ausreichend qualifiziert“, wenn Sie danach jemanden mit ähnlichem Profil einstellen.
- Bewertungen der Person. Feedback ist freundlich gemeint, wird aber schnell zum Streitpunkt.
Nach § 22 AGG reichen Indizien, damit der Arbeitgeber beweisen muss, dass er nicht benachteiligt hat. Eine Begründung in der Absage ist ein solches Indiz, wenn sie ungeschickt formuliert ist. Bis zu drei Monatsgehälter Entschädigung sind möglich, wenn die Person auch sonst nicht eingestellt worden wäre (§ 15 Abs. 2 AGG), sonst ohne feste Obergrenze.
Fristen nach der Absage berechnen
Vor der Absage: den Ablauf festlegen
Die sicherste Absage ist die, hinter der ein nachvollziehbares Verfahren steht: dieselben Fragen für alle, ein Bewertungsbogen mit den Anforderungen aus der Anzeige, Notizen nur zu dem, was für die Stelle zählt. Wie das geht, steht unter Fragen im Vorstellungsgespräch. Und die Anzeige selbst sollte keine Angriffsfläche bieten, siehe Stellenanzeige AGG-konform.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber haben besondere Rechte, etwa bei öffentlichen Arbeitgebern auf eine Einladung zum Gespräch (§ 165 SGB IX). Für private Arbeitgeber gilt: Behinderung ist ein geschütztes Merkmal, eine Absage darf damit nichts zu tun haben.
Alle Vorlagen auf einmal
Das Auswahlpaket gibt es als Zusatz zu jeder Stellenanzeige für 19 € netto. Es enthält fünf Antwortvorlagen für Ihre Stelle, von der Eingangsbestätigung über die Einladung und zwei Absagen bis zur Zusage, in Ihrer Ansprache (Du oder Sie) und mit Ihren Kontaktdaten, als Word-Datei. Dazu Telefon-Vorauswahl, Gesprächsleitfaden, Bewertungsbogen und eine Datenschutzinformation für Bewerber nach Art. 13 DSGVO. Muster ansehen oder gleich mit der Anzeige bestellen: Stelle eintragen.
Allgemeine Hinweise, keine Rechtsberatung.
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Häufige Fragen
Muss ich eine Absage begründen?
Nein. Eine Pflicht zur Begründung gibt es nicht, und jede Begründung kann im Streit gegen Sie verwendet werden (§ 22 AGG). „Wir haben uns für eine andere Bewerbung entschieden“ genügt.
Wie lange muss ich Bewerbungsunterlagen aufbewahren?
Ansprüche nach dem AGG müssen innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG), danach bleiben drei Monate für eine Klage (§ 61b ArbGG). Üblich ist deshalb eine Aufbewahrung von bis zu sechs Monaten nach der Absage, danach löschen Sie die Unterlagen.
Wann sollte die Absage verschickt werden?
Sobald feststeht, dass es nicht passt, und nach Gesprächen erst, wenn Ihre Wunschkandidatin oder Ihr Wunschkandidat zugesagt hat. Wer Bewerber wochenlang warten lässt, schadet dem eigenen Ruf in der Region.